Vấn đề lớn nhất của họp hành không phải là họp — mà là những gì không xảy ra sau đó. Quyết định bị quên, việc không ai nhận, và tuần sau lại họp lại từ đầu. Trợ lý AI khép được khoảng trống này.
Quy trình ba bước sau mỗi cuộc họp
- Ghi lại nội dung — gõ nhanh vài dòng, hoặc dùng công cụ ghi âm chuyển thành chữ.
- Đưa bản ghi cho AI và yêu cầu tóm tắt thành các quyết định chính.
- Yêu cầu AI tách riêng danh sách việc cần làm — mỗi việc kèm người phụ trách.
Bản ghi càng lộn xộn, AI càng giúp được nhiều. Bạn không cần ghi gọn gàng ngay lúc họp — cứ ghi thô, để AI sắp xếp lại sau.
markdown
Đây là ghi chú thô từ cuộc họp của tôi:
[dán ghi chú vào đây]
Hãy trả về cho tôi hai phần:
1) Tóm tắt: 3-5 quyết định chính đã chốt.
2) Việc cần làm: dạng bảng, mỗi dòng gồm [việc] - [người phụ trách] - [hạn].
Nếu chỗ nào chưa rõ người phụ trách, hãy đánh dấu 'cần xác nhận'.Mẹo để bản tóm tắt luôn dùng được
Gửi ngay bản tóm tắt cho cả nhóm trong vòng một giờ sau họp, khi mọi người còn nhớ bối cảnh. Một danh sách việc rõ ràng, có tên người, biến cuộc họp từ 'nói cho vui' thành 'có kết quả'.
Luôn rà lại tên người và con số trong bản tóm tắt — AI đôi khi nhầm. Và đừng đưa nội dung nhạy cảm của cuộc họp lên bản AI miễn phí; hãy coi như bạn đang nói ở nơi công cộng.